個人情報保護

日本診療情報管理学会個人情報保護方針

日本診療情報管理学会は、学会員の個人に関する情報（以下「個人情報」）を適切に保護、取扱うため以下の取り組みを推進いたします。

当学会は、取得した学会員の個人情報について、適切な安全措置を講じて、学会員の個人情報の漏洩、紛失、毀損、不正なアクセスを防止することに努めます｡
学会員の個人情報は、以下の利用目的に限り使用いたします。
1）学術大会・生涯教育のご案内・通知・報告、学会誌の送付、お問合せ・ご相談への応答、アンケートの送付、その他学会事業に附帯する内容の提供。

2）学会の充実、改善のための調査・研究・分析（この場合、特段の必要性がない限り「学会員を特定できない統計的なデータ」のみを使用することを原則とします。）
学会員の個人情報は、学会員ご本人の事前の同意を得た場合を除き、第三者に提供いたしません。また、提供する際も必要最低限の情報のみを提供します。ただし、次の各号に該当する場合は、学会員ご本人の事前の同意を得ることなく、学会員の個人情報を第三者に提供することがあります。
1）法令の定めに基づく適正な提供要求があった場合

2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、学会員ご本人の同意を得ることが困難な場合

3）学会員あてに情報や各種発送物をお届けしたり、ご連絡を差し上げたりするため、社外の協力会社等へ業務を委託する場合

4）国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合にあって、学会員の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
学会員の個人情報を取り扱う場合、事務局に対してその取り扱いについて適切な教育・指導・監督を行います。また、上記3-3）により学会員の個人情報を取り扱う業務を協力会社等に委託する場合、適切な教育・指導・監督を行うとともに、委託業務に関して契約を取り交わし、機密保持についても契約に盛り込みます。
学会員の個人情報を安全に管理するためコンピュータシステムに防御措置を施し、保管・運用・廃棄における物理的・技術的・組織的な安全保護措置を講じます。書面で頂いたデータ以外の個人情報につきましても、保管・利用・廃棄に関して適切な安全保護対策を講じます。
個人情報等の保管期間
原則として入会から退会までを保管期間とし、それ以降は破棄させていただく場合があります｡（診療情報管理士指導者の資格登録として必要な情報の保管は除く。）また、引き続き2-2）の目的のために保管・利用させていただくこともあります。
退会、変更の手続き
学会員からご本人の個人情報について、個人情報の開示、退会、変更のお申し入れがあった場合、以下のとおり対応させていただきます。
1）個人情報の開示、退会、変更につきましては、所定の手続きによりお申し出いただくこととなります。その際は、事務に要する必要な費用をご負担いただくこともありますので、予めご承知おきください。なお、お手続きの詳細につきましては、別途ご案内いたします。

2）ご案内の送付停止、退会、変更のご要望をいただいた場合は、ご連絡いただき次第、手続きの間に合う時点からいたします。なお、退会の際の会費の返金はいたしませんので予めご承知おきください。

※ご案内、送付などの送付停止の手続きは迅速に行いますが、すでに発送準備を終えていた場合、間に合わないことがあります。

※個人情報の漏洩防止のため、個人情報の開示ならびに変更等のお申し入れを受けた際には本人確認をさせていただきます。ご本人確認ができない場合には、ご要望にお応えできない場合があります。
本学会は、学会員の個人情報の取り扱いに関して、本個人情報方針の内容を継続的に見直し、改善に努めます｡

平成17年4月
日本診療情報管理学会